Documentenbeheer

Documentenbeheer

Met deze zeer uitgebreide module worden procedures rondom goedkeuring, publicatie en archivering ondersteund. Door middel van uitgebreide autorisatietools is beveiliging van documenten gegarandeerd.

Borgingsdocumenten
Voor documenten waar periodiek een nieuwe versie van nodig is (vergunningen bijvoorbeeld) wordt automatisch een notificatie aan u verstuurd. Door geldigheidsdata ziet u wanneer een document vernieuwd dient te worden.

Revisie en versiebeheer
Slechts één persoon tegelijk kan wjigingen aanbrengen. In de tussentijd blijft het document geblokkeerd. Voor elk document wordt een logboek bijgehouden. U ziet wie wanneer nieuwe versies heeft aangemaakt, een versie heeft gedownload of het document bekeken heeft.

Markeren, weergeven en zoeken
Gebruikers kunnen highlights en opmerkingen aan een document toevoegen. Beweeg de cursor over een highlight om tekst, auteur en de datum van een opmerking te zien. Als documenten gescand zijn met tekstherkenning is de zoekfunctie ook toepasbaar op alle teksten in het document.

Conversies
Documenten worden omgezet naar een formaat dat in een webbrowser bekeken kan worden zoals PDF en JPEG.

Mappen en relaties
Een document kan in meerdere mappen geplaatst worden en worden gelinkt aan andere documenten, gebouwen, inventaris, etc. Hierdoor is een document op meerdere plaatsen in het systeem terug te vinden.

Nieuwsgierig?